SAIBA, TAMBÉM, PORQUE A FALTA OU MÁ QUALIDADE DA INFORMAÇÃO É UM PONTO CEGO NO NEGÓCIO!
O relato que apresento neste post é de um problema que ocorreu em uma empresa gerado pela falta de informação, algo aparentemente simples, que acarretou um grande prejuízo financeiro. Essa empresa, que vou chamar de “Empresa B”, atua no ramo da construção civil. Certa ocasião um empregado dessa empresa solicitou a uma gráfica a impressão de folhetos com divulgação de casas com preço promocional – válido somente para um determinado dia – para serem distribuídos em uma feira de imóveis. A entrega dos folhetos foi realizada na noite anterior à feira, ao vigia que estava de plantão na empresa solicitante. O vigia que recebeu o material não foi informado pela sua empresa que alguém da gráfica lhe entregaria os folhetos e o que deveria fazer com eles e, muito menos, que o material seria distribuído no dia seguinte. Tampouco o empregado da gráfica que fez a entrega, orientou o vigia sobre o encaminhamento que ele deveria dar ao material.
No dia seguinte, cedinho, quando o empregado que havia solicitado a impressão dos folhetos passou na empresa para pegar o material e seguir viagem para Feira, o turno do vigia que recebeu o material já havia terminado e o vigia que assumiu, não sabia de nada. O material, não estava nos locais prováveis e não fora encontrado. A gráfica naquele horário, ainda estava fechada. Ou seja, havia duas alternativas: o empregado atrasava sua saída para viagem para resolver essa questão e, por consequência, comprometeria os demais compromissos ao longo do dia. Ou, viajava sem o material, acarretando não só o desperdício do mesmo, como também, não teria material de apoio para divulgação da promoção e as informações detalhadas de cada imóvel, o que certamente comprometeria o resultado almejado.
O que deveria ser uma simples ação de entrega e recebimento de folhetos promocionais, comprometeu a qualidade de todo o desenvolvimento do Processo, não só impedindo os resultados almejados, mas causando um grande problema financeiro e de outras naturezas à empresa. Esse exemplo mostra o tamanho do desajuste que pode ser gerado no Processo pela falta ou má qualidade da Informação.
Por essa razão reforço: os empregados precisam saber o porquê fazem o que fazem e qual a importância existe nesse fazer. Talvez, você esteja questionando: Isso seria suficiente para eliminar problemas de informação em Processos? Vou responder essa questão ainda com o exemplo da entrega dos folhetos ao vigia. Foi somente a partir do problema instaurado que ficou visível que os vigias também são um dos públicos envolvidos no Processo (neste caso, o Processo é a participação da empresa em uma feira de imóveis). Os vigias da empresa não são um público, usualmente, previsto no Processo de uma Feira externa à empresa, mas fizeram parte do Processo, de forma indireta e casual. Os problemas originados pela falta ou má qualidade da informação surgem dos contextos menos esperados na empresa. Percebe, então, porque digo que a informação é um ponto cego no negócio?
Em minhas consultorias em empresas sempre faço um Mapeamento do Processo que apresenta problemas. Com o mapeamento nenhum público escapa, pois ele serve, também, para se pensar o improvável. Mapear o Processo na sua complexidade considerando todos os elementos que fazem parte dele de forma direta ou indireta (como o vigia) faz toda diferença para se trabalhar a informação. Nesse caso, o pessoal da vigilância, assim como os demais públicos, precisam estar cientes do seu lugar no Processo e da sua importância para o bom funcionamento dessa engrenagem.
Isso pode parecer uma solução simples, e realmente é simples, mas nem sempre o simples é fácil ser executado na prática. É preciso olharmos para o Processo na sua complexidade e o mapeamento realizado no detalhe. Conhecendo o Processo e a função de cada empregado envolvido nele fica mais fácil identificar o ponto cego da Informação que origina o problema.
Será que os problemas que você enfrenta hoje na sua empresa não serão em decorrência da falta ou má qualidade da informação?
Comente aqui no post quais os desafios que você enfrenta em relação a Informação na sua empresa?
Nos próximos posts vou apresentar outros problemas que ajudei empresas a solucionar originados pela falta ou má qualidade da informação. Se desejar que eu lhe avise sempre que houver um novo post publicado, preencha o formulário com seu nome e endereço de e-mail.
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